Должна ли компенсация за разъездной характер работы, выплачиваемая в фиксированном размере, включаться в расчет среднего заработка при оплате отпуска? Ответ на этот вопрос Роструд дал в письме от 02.11.2023 № ПГ/22827-6-1.
При предоставлении работнику ежегодного отпуска за ним сохраняется место работы и средний заработок (ст. 114 ТК РФ). Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных ТК РФ, устанавливается единый порядок ее исчисления (ст. 139 ТК РФ). Особенности порядка исчисления средней заработной платы установлены Положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение).
Пунктом 2 Положения определено, что для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. При этом в силу пункта 3 Положения для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).
Согласно позиции Минфина России, изложенной в письме от 17.01.2019 № 03-15-05/1909, если работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер и это отражено в коллективном договоре, соглашениях, локальных нормативных актах, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками таких категорий работников, производимые в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ, не подлежат обложению НДФЛ.
Учитывая вышеприведенные нормы Положения и разъяснения Минфина России, специалисты службы по труду и занятости пришли к выводу, что компенсация за разъездной характер работы в фиксированной сумме, выплачиваемая работникам с разъездным характером работы, не является элементом оплаты труда и, как следствие, не должна включаться в расчет среднего заработка при расчете отпускных.
На наш взгляд, вывод Роструда представляется весьма спорным. Специалисты службы по труду и занятости опустили один важный момент, о котором говорит Минфин России, а именно то, что для признания выплат компенсационными необходимо иметь документальное подтверждение расходов, которые понес работник, и которые ему возмещаются. При отсутствии документов, подтверждающих расходы разъездных сотрудников, теряется компенсационный характер данных выплат. Об этом сказано и в письме Минфина России от 17.01.2019 № 03-15-05/1909, на которое сослался Роструд, и в других письмах финансового ведомства, в частности, в письме от 27.04.2022 № 03-04-06/38439.
Из положений ст. 168.1 ТК РФ следует, что работодатель должен возмещать разъездным работникам не какую-то заранее определенную сумму, а конкретные виды понесенных ими расходов, перечисленные в этой норме. Если работодатель в коллективном договоре, соглашении, трудовом договоре или локальном нормативном акте установит фиксированный размер компенсации разъездным работникам, включающей в себя компенсацию расходов на проезд, наем жилого помещения и суточные без учета фактически понесенных работниками расходов в конкретной поездке, такая компенсация, по сути, будет представлять собой доплату за разъездной характер работы, входящую в состав заработной платы. Суды это подтверждают (например, постановление АС Северо-Западного округа от 05.09.2023 № Ф07-12871/2023 по делу № А21-14871/2022).
Таким образом, компенсация за разъездной характер работы, выплачиваемая работникам в фиксированной сумме без учета фактически понесенных работником расходов, является элементом оплаты труда и согласно п. 2 Положения должна включаться в расчет среднего заработка при оплате отпускных.