Работодатель обязан возмещать работникам с разъездным характером работы их расходы, связанные со служебными поездками. Рассмотрим, при каких условиях выплаты разъездным работникам подлежат обложению страховыми взносами, а при каких — нет.
Какие выплаты положены разъездным работникам
Статьей 168.1 ТК РФ определено, что работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками: расходы по проезду; расходы по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Размеры и порядок возмещения вышеуказанных расходов устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.
Кроме того, исходя из положений ст. 129 ТК РФ, работодатель может выплачивать работникам доплату (надбавку) компенсационного характера за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных.
Какие выплаты не облагаются страховыми взносами
Согласно положениям подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Статья 168.1 ТК РФ, определяющая виды и порядок возмещения расходов разъездным работникам, находится в разделе VII «Гарантии и компенсации» ТК РФ. Под компенсациями в ней понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных Трудовым кодексом и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ). Таким образом, выплаты разъездным работникам, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, являются компенсационными выплатами, установленными законодательством РФ и связанными с выполнением трудовых обязанностей. И такие выплаты подпадают под освобождение от страховых взносов, установленное подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ.
А вот доплата (надбавка) компенсационного характера, выплачиваемая разъездным работникам в соответствии со ст. 129 ТК РФ, представляет собой часть заработной платы. Поэтому такая доплата (надбавка) подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений.
Как определить тип выплат
Выплаты разъездным работникам, указанные в ст. 168.1 ТК РФ, предполагают возмещение работникам понесенных ими затрат. Следовательно, разъездной работник должен представить документы, подтверждающие размер понесенных им при выполнении трудовых обязанностей затрат, которые работодатель обязан возместить. И только при наличии таких документов выплачиваемые разъездному работнику суммы могут квалифицироваться как установленные ст. 168.1 ТК РФ компенсационные выплаты, не подлежащие обложению страховыми взносами. При отсутствии подтверждающих расходы документов, выплаты разъездным работникам нельзя рассматривать как установленные ст. 168.1 ТК РФ компенсационные выплаты.
Минфин России это подтверждает. Так, в письме от 30.12.2022 № 03-04-06/129887 специалисты финансового ведомства указали, что если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками и указанные в ст. 168.1 ТК РФ, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения. В случае отсутствия подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке. Такая же позиция изложена в письмах Минфина России от 29.12.2022 № 03-04-06/129496, от 27.04.2022 № 03-04-06/38439.
Суды тоже считают, что если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его постоянная работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются страховыми взносами в случае их документального подтверждения (постановление Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 30.08.2024 № 19АП-4477/2024 по делу № А14-9996/2023).
Суточные
Среди возмещаемых разъездным работникам затрат особняком стоят суточные (полевое довольствие). Поскольку они выплачиваются исходя из заранее определенного размера, а не исходя из произведенных работником расходов, многие работодатели просто устанавливают фиксированную сумму, которую выплачивают разъездным работникам и в которую включают все расходы, которые обычно несут работники в разъездах.
Такой подход находил поддержку в судах при условии, что фиксированные выплаты, являющиеся аналогом суточных, производились только за дни разъездов. Так, Девятнадцатый арбитражный апелляционный суд в постановлении от 30.08.2024 № 19АП-4477/2024 по делу № А14-9996/2023 признал выплаты разъездным работникам в фиксированном размере компенсациями, не облагаемыми страховыми взносами. Он указал, что данные выплаты производились только работникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, на основании локального нормативного акта в соответствии с отчетом о выполненной работе сотрудника (за каждый день нахождения в разъездах) в сумме, установленной приказом директора. Такую же позицию занял и АС Поволжского округа в постановлении от 22.09.2022 № Ф06-18613/2022 по делу № А65-24920/2021. Он указал, что в качестве подтверждающих документов компания представила трудовые договоры с водителями, приказы о приеме на работу, путевые листы, товарно-транспортные накладные, маршрутные карты, расчет полевого довольствия, служебные записки-отчеты с подтверждением расходов части полевого довольствия. Данные документы содержат информацию о водителе, маршруте движения транспортного средства и продолжительности поездки, а также подтверждают факт нахождения работника в разъезде. По своему характеру данная компенсация (суточные) не предполагает документального подтверждения расходов, а определяется исходя из продолжительности поездки.
Но с 2024 г. такая схема больше не работает. Дело в том, что с 1 января 2024 г. суммы суточных работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, не подлежат обложению страховыми взносами в размере, не превышающем размера соответствующих выплат, предусмотренного п. 1 ст. 217 НК РФ. Это установлено п. 2 ст. 422 НК РФ в редакции Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ.
Размер соответствующих выплат, предусмотренный п. 1 ст. 217 НК РФ, составляет 700 руб. за каждый день выполнения работы (нахождения в пути) на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день выполнения работы (нахождения в пути) за пределами РФ. Таким образом, если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности осуществляется в пути или носит разъездной характер, то выплаты суточных при таком характере работы с 1 января 2024 г. не облагаются страховыми взносами в размере не более 700 руб. за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) на территории РФ и не более 2500 руб. за каждый день выполнения указанной работы (нахождения в пути) за пределами РФ. Суммы, превышающие указанные размеры суточных, выплачиваемых работникам, работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, облагаются страховыми взносами в установленном порядке (письмо Минфина России от 26.01.2024 № 03-04-06/6169).