Если работник использует свой автомобиль в служебных целях, работодатель должен выплатить ему соответствующую компенсацию. Рассмотрим, что включается в такую компенсацию, нужно ли ее облагать НДФЛ и страховыми взносами, а также как она учитывается в бухгалтерском и налоговом учете.
Обязанности работодателя по Трудовому кодексу
Трудовым кодексом установлено, что, если работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах используется личное имущество, работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).
Таким образом, если работник использует свой автомобиль в служебных целях, работодатель должен выплачивать ему компенсацию за использование (износ) авто, а также возмещать расходы, связанные с его использованием (ГСМ, техобслуживание и текущий ремонт). При этом необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором надо прописать размер компенсации, порядок и размер возмещения расходов, а также порядок осуществления этих выплат. Например, можно установить, что компенсация за использование авто выплачивается работнику ежемесячно в таком-то размере в день выплаты зарплаты за прошедший месяц. А расходы на ГСМ возмещаются на основании отчета работника о служебных поездках за месяц с приложением путевых листов, чеков АЗС и иных документов, подтверждающих понесенные расходы, в течение трех рабочих дней с момента утверждения отчета руководителем.
Несмотря на то, что Трудовой кодекс сумму компенсации никак не ограничивает, ее размер должен быть обоснованным, поскольку она призвана компенсировать работнику износ авто во время служебных поездок. В связи с этим, на наш взгляд, целесообразно устанавливать компенсацию в размере, соизмеримом с размером ежемесячных амортизационных отчислений по аналогичному авто для целей налога на прибыль.
НДФЛ
Компенсационные выплаты, производимые в соответствии со ст. 188 ТК РФ за использование личного имущества работников, освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ, как установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, в размере, определенном соглашением сторон трудового договора (письма Минфина России от 26.06.2020 № 03-04-05/55023, от 03.09.2019 № 03-04-05/67569, от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170). Это подтверждается и судебной практикой (постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 № 10627/06).
В вышеперечисленных письмах Минфин России указывает, что в целях освобождения от обложения НДФЛ в организации должны иметься копии документов, подтверждающих право собственности работника на используемое имущество, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
Поясним, почему финансисты требуют документы о праве собственности на автомобиль. Дело в том, что, по мнению Минфина России, если автомобиль не принадлежит работнику на праве собственности (например, он пользуется им по доверенности), такое авто не является личным имуществом работника. Поэтому если работнику выплачивается компенсация за использование такого авто в служебных целях, она не относится к компенсации, установленной ст. 188 ТК РФ, и, соответственно, не подпадает под освобождение от НДФЛ, предусмотренное п. 1 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 24.11.2021 № 03-04-06/94831). Эту точку зрения разделяют и налоговики (письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Отметим, что такая позиция представляется спорной. Сам же Минфин России в письме от 05.12.2017 № 03-04-06/80616 указывал, что, по мнению Минтруда России, расходы, понесенные работником при использовании автотранспорта, не являющегося собственностью работника, но используемого им на законных основаниях, с ведома и в интересах работодателя, подлежат компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ. Поэтому компенсационные выплаты за использование такого авто в служебных целях освобождаются от обложения НДФЛ. Такого же мнения придерживаются и суды (постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 № Ф07-6326/2014 по делу № А56-50900/2013, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14 по делу № А60-18171/2013 (Определением Верховного суда РФ от 27.08.2014 № 309-ЭС14-580 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам)). Они отмечают, что личным имуществом работника является имущество, принадлежащее ему на любом законном основании.
Страховые взносы
Компенсационные выплаты, производимые в соответствии со ст. 188 ТК РФ, освобождаются от обложения страховыми взносами в соответствии с подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ как установленные законодательством РФ компенсационные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, в размере, определенном соглашением сторон трудового договора (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, от 23.10.2017 № 03-15-06/69146).
Для страховых взносов тоже важно, чтобы автомобиль принадлежал работнику на праве собственности. В противном случае выплачиваемая компенсация, по мнению чиновников, подпадает под обложение страховыми взносами (письма Минфина России от 24.11.2021 № 03-04-06/94831, ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
Налоговый учет
В целях налога на прибыль можно учесть в расходах только компенсацию в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Такие нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 и составляют:
-
2400 руб. в месяц — для авто с двигателем до 2000 куб. см включительно;
-
3000 руб. в месяц — для авто с двигателем свыше 2000 куб. см.
Отметим, что в этих нормах уже учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (бензин, горюче-смазочные материалы, ремонт, износ) (письма Минфина России от 27.01.2023 № 03-03-06/1/6339, от 09.11.2022 № 03-03-06/1/109006, от 29.08.2022 № 03-03-06/1/83838, решение ВАС РФ от 14.09.2009 № ВАС-10278/09, постановление ФАС Уральского округа от 08.12.2008 по делу № А07-1341/08 (Определением ВАС РФ от 29.01.2009 № ВАС-495/09 отказано в передаче дела на пересмотр)).
Датой признания расходов в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей на основании подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ является дата перечисления денежных средств с расчетного счета (выплаты из кассы) компании (письмо УФНС России по г. Москве от 04.06.2024 № 16-17/069746).
Расходы на компенсацию сверх установленных норм при определении налоговой базы по налогу на прибыль не учитываются (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Бухгалтерский учет
В бухгалтерском учете расходы по выплате компенсации за личное авто и возмещению иных расходов, связанных с его использованием в служебных целях, признаются в месяце, за который они начисляются (п. 18 ПБУ 10/99 «Расходы организации»). При этом из-за разницы в моменте признания расходов для целей налогообложения и бухучета возникает временная разница (п. 8 ПБУ 18/02 «Учет расчетов по налогу на прибыль организаций»). Кроме того, в связи с нормированием суммы компенсации для целей налогообложения возникает постоянная разница (п. 4 ПБУ 18/02).
Проводки по учету компенсации и возмещению расходов будут следующими:
Дебет 26 (44) Кредит 73
— учтены компенсация и расходы в полном размере, установленном соглашением;
Дебет 99 Кредит 68
— учтен ПНР с разницы между размером компенсации, учтенной в бухгалтерском и налоговом учете;
Дебет 09 Кредит 68
— отражен ОНА;
Дебет 73 Кредит 51
— компенсация выплачена работнику.
После выплаты компенсации также делается проводка:
Дебет 68 Кредит 09
— погашен ОНА.