Во многих неавтотранспортных компаниях есть автомобили, используемые для служебных поездок. Рассмотрим, когда на такие поездки нужно оформлять путевой лист, какую форму путевого листа применять и что должно быть в нем указано, чтобы он мог служить документальным подтверждением расходов на ГСМ.
Когда путевой лист обязателен?
Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (подп. 14 п. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта», далее — Закон № 259-ФЗ). Он подлежит оформлению собственником (владельцем) транспортного средства на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п. 1 ст. 6 Закона № 259-ФЗ, п. 10 Порядка оформления или формирования путевого листа, утвержденного приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390).
Из этих положений следует, что путевой лист необходимо оформлять только при перевозке пассажиров, багажа и грузов. Верховный суд РФ это подтверждает. В решении от 29.04.2021 № АКПИ21-224 он указал, что оформление путевых листов является обязательным для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, оказывающих услуги по перевозке грузов, пассажиров и багажа вне зависимости от вида и особенностей перевозки. А в Апелляционном определении от 03.08.2021 № АПЛ21-250 Верховный суд РФ дополнительно отметил, что порядок заполнения путевого листа не содержит обязанности юридического лица и (или) индивидуального предпринимателя по оформлению путевого листа в случаях эксплуатации транспортного средства, отличных от перевозки пассажиров и багажа, грузов.
Таким образом, если при движении по дорогам в служебном автомобиле находится только водитель и нет пассажиров и (или) груза, оформление путевого листа необязательно. Если же в автомобиле помимо водителя находятся также другие люди и (или) груз, то путевой лист обязателен.
Есть ли обязательная форма путевого листа?
На сегодняшний день утвержденной обязательной формы путевого листа нет. Но есть состав сведений путевого листа, утвержденный приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее — Сведения).
Те унифицированные формы путевых листов, которые были утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, сейчас не являются обязательными к применению. Более того, они не соответствуют утвержденному Минтрансом России составу сведений путевого листа. В частности, в них не предусмотрены реквизиты для указания:
-
СНИЛС водителя (подп. 3 п. 6 Сведений);
-
даты (число, месяц, год), времени (часы, минуты), результата проведения предсменного, предрейсового и послесменного, послерейсового медицинского осмотра (подп. 4 п. 6 Сведений);
-
сведений о виде перевозки (п. 7 Сведений);
-
о виде сообщения (п. 8 Сведений).
Таким образом, применять сейчас унифицированные формы путевого листа без их доработки (добавления недостающих обязательных сведений путевого листа) нельзя.
Как поступить?
Компании необходимо разработать и утвердить форму используемого путевого листа. За основу можно взять унифицированную форму путевого листа, исключив из нее ненужные компании строки и графы и дополнив ее недостающими обязательными сведениями, предусмотренными приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Такой путевой лист будет соответствовать всем требованиям действующего законодательства.
У налоговиков претензий к такому путевому листу не возникнет. В письме от 21.06.2023 № 03-03-06/1/57550 Минфин России разъяснил, что для документального подтверждения расходов на приобретение топлива для служебных автомобилей налогоплательщику необходимо руководствоваться перечнем реквизитов и порядком оформления или формирования путевых листов, утвержденным приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390.
Обратите внимание, что, помимо обязательных сведений, утвержденных Минтрансом России, в путевом листе должен быть указан маршрут движения. В противном случае путевой лист не будет рассматриваться налоговиками как документ, подтверждающий расходы на ГСМ (письма Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20- 12/064123.2).
Риски при неполном заполнении реквизитов унифицированной формы
Если компания все же решила применять унифицированную форму путевого листа, дополнив ее недостающими обязательными сведениями, могут возникнуть вопросы: а обязательно ли заполнять все поля унифицированной формы? Не будет ли у налоговиков претензий в части признания расходов на ГСМ, если часть полей унифицированной формы останутся незаполненными?
Минфин не настаивает на том, что для признания в расходах затрат на ГСМ документальным подтверждением может быть только путевой лист. Так, в письме от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 Минфин России разъяснил, что компании, не являющиеся организациями автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, могут использовать путевые листы в качестве одного из документов, подтверждающих расходы на приобретение ГСМ. При этом они вправе использовать иные документы, подтверждающие произведенные расходы, оформленные в соответствии с требованиями законодательства РФ. При составлении таких документов могут использоваться данные приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь. Аналогичная позиция изложена в письме УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 № 16- 15/116577@.
В письме от 20.02.2006 № 03- 03-04/1/129 Минфин России указал, что если компания не относится к автотранспортным предприятиям, то она может разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на ГСМ. При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.
Из вышеприведенных разъяснений следует, что для признания затрат на ГСМ в расходах важны данные о пройденном пути и месте следования автомобиля, а не полное заполнение всех полей унифицированной формы путевого листа, которая для не автотранспортных компаний вообще не является обязательной. Поэтому, если в оформляемой компанией унифицированной форме путевого листа указан маршрут следования, незаполнение отдельных полей путевого листа, не связанных с движением автомобиля, не должно вызывать со стороны налоговиков претензий и отказа в признании затрат на ГСМ в расходах по налогу на прибыль