Порядок отражения в бухгалтерском учете и отчетности информации о расходах организации определен в ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденном приказом Минфина России от 06.05.99 № 33н, ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденном приказом Минфина России от 06.07.99 № 43н, а также в отраслевых инструкциях и методических указаниях, которые применяются в части, не противоречащей действующим положениям по бухгалтерскому учету. Основанием являются письма Минфина России от 29.04.2002 № 160013/03 «О применении нормативных документов, регулирующих вопросы учета затрат на производство и калькулирования себестоимости продукции (работ, услуг)» и от 05.12.2002 № 040206/1/155).
В частности, в п. 8 ПБУ 10/99 установлено, что при формировании расходов по обычным видам деятельности должна быть обеспечена их группировка по следующим элементам: материальные затраты, затраты на оплату труда, отчисления на социальные нужды, амортизация и прочие затраты.
Именно такая группировка затрат применяется в разделе «Расходы по обычным видам деятельности (по элементам затрат)» формы № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу», утвержденной приказом Минфина России от 22.07.2003 № 67н «О формах бухгалтерской отчетности организаций», по строкам 710—750.
Бухгалтерское законодательство не содержит исчерпывающего перечня затрат ни по одному из перечисленных элементов.
При отнесении конкретного расхода к определенному элементу затрат бухгалтер должен руководствоваться принципами, изложенными в п. 4 и разделах II и III ПБУ 10/99, исходя из характера, условий осуществления и направлений деятельности организации.
К прочим расходам по обычным видам деятельности, отражаемым в строке 750 формы № 5, относятся расходы, которые удовлетворяют критериям, изложенным в разделе II ПБУ 10/99, и которые нельзя отнести к другим элементам затрат по обычным видам деятельности (материальным затратам, затратам на оплату труда, отчислениям на социальные нужды и затратам на амортизацию).
Такими расходами в зависимости от специфики деятельности организации могут быть арендные и коммунальные платежи, налоги и сборы, включаемые в себестоимость продукции, работ, услуг (налог на землю, транспортный налог, сборы, платежи за предельно допустимые выбросы (сбросы) загрязняющих веществ в природную среду), платежи по договорам страхования имущества, грузов, гражданской ответственности, а также жизни и здоровья отдельных категорий работников, представительские расходы, отчисления в резервы предстоящих расходов (на оплату отпусков, ремонт основных средств и т.д.), оплата услуг связи, охраны, консультационных, юридических и аудиторских услуг, компенсации за использование для нужд организации личных транспортных средств, расходы на обучение и подготовку кадров, расходы на рекламу, НИОКР и др.