Перечень расходов, учитываемых при упрощенной системе налогообложения, установлен ст. 346.16 НК РФ. В нем присутствуют затраты на содержание служебного транспорта (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В письме от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988@ ФНС России отметила, что указанный транспорт должен принадлежать организации на праве собственности или использоваться на основании договора аренды.
При этом данные затраты должны быть экономически оправданны и документально подтверждены (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК РФ).
В отношении арендованного транспорта нужно учитывать, как распределены расходы по содержанию арендованного транспорта между арендодателем и арендатором. Если договором аренды предусмотрено, что все расходы по содержанию автомобиля несет арендатор, он вправе расходы по ГСМ и иные расходы на содержание арендуемого автомобиля отнести на затраты, принимаемые в целях налогообложения по УСН (письмо Минфина России от 26.01.2007 № 03-11-04/2/19).
Таким образом, организация, применяющая УСН с объектом налогообложения «доходы минус расходы», вправе учесть в составе расходов затраты на ГСМ как по собственному, так и по арендованному транспорту, если договором аренды закреплено, что расходы по содержанию транспорта несет арендатор.
Отметим, что у организации есть возможность учесть затраты на ГСМ как расходы на приобретение топлива в составе материальных расходов (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ).