Работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения работника, то есть в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Выполнить эту обязанность удается не всегда. Работник может по каким-либо причинам отсутствовать на работе или уклоняться от получения трудовой книжки, поскольку не согласен с увольнением.
Организация подвергает себя риску, задерживая выдачу трудовой книжки. В случае ее несвоевременной выдачи работодатель обязан возместить работнику не полученный за все время задержки заработок. Кроме того, при обращении в суд работник может потребовать возмещения причиненного ему морального ущерба. При возникновении трудового спора работодатель должен доказать в суде, что выполнил порядок выдачи трудовой книжки.
Организации надлежит позаботиться о том, чтобы на случай возникновения судебного спора или злоупотребления работником своими правами у нее было доказательство, что она выполнила все требования к своевременной выдаче трудовой книжки.
В случае если работник, уклоняющийся от получения трудовой книжки, в последний рабочий день находится на работе, необходимо составить акт и зафиксировать в нем факт отказа от получения документа. Акт должен быть заверен не менее чем тремя работниками организации.
Если работника нет в этот день на работе, нужно направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Об этом говорится в ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.
Как следует из вопроса, работник отказывается получать трудовую книжку и на работу не приходит. В данной ситуации снять с себя ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки организация может, только исполнив требования названной статьи. Расскажем, как это сделать.
Уведомление отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
В описи вложения надо указать наименование документа и его регистрационный номер.
Не забудьте взять у курьера (лица, отправившего письмо) квитанцию почтового отделения, подтверждающую дату отправления. Обязательно сохраните уведомление о вручении, свидетельствующее о факте получения бывшим работником заказного письма.
При возникновении трудового спора эти документы позволят доказать суду факт отправления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.
Что касается пересылки трудовой книжки почтой, сделать это можно только с согласия работника по указанному им адресу (п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей).
Порядок отправления трудовой книжки по почте аналогичен порядку отправления уведомления. При заполнении описи вложения необходимо указать наименование документа, номер и ФИО его владельца, например: «Трудовая книжка № ТК 8604301 Черновой С.П.». Уведомление о вручении, полученное от бывшего работника, является аналогом его росписи в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Важно сохранить все документы, оформленные при отправлении трудовой книжки.