Действительно, с 1 января 2013 г. формы первичных документов, используемых для отражения фактов хозяйственной жизни организации, утверждает руководитель организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Но это не означает, что все формы организация должна разработать самостоятельно.
Для ведения бухгалтерского учета могут использоваться формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, разработанные экономическим субъектом самостоятельно, предусмотренные принятыми органами негосударственного регулирования бухгалтерского учета рекомендациями в области бухгалтерского учета, а также иные рекомендованные формы (например, формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, форма книги (журнала) учета фактов хозяйственной деятельности, упрощенные формы ведомостей учета имущества, предусмотренные приказом Минфина России от 21.12.98 № 64н).
Об этом прямо сказано в информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»».
Если принято решение продолжать использовать унифицированные формы первичных документов, нужно проверить, соответствуют ли их реквизиты перечисленным в п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Дело в том, что используемые организацией первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;
7) подписи вышеуказанных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
При отсутствии в унифицированной форме какого-либо из вышеперечисленных обязательных реквизитов, его нужно добавить в форму. В любом случае все унифицированные формы, которые применяет организация, должны быть утверждены руководителем организации.
Минфин России предупреждает, что с 1 января 2013 г. обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, которые были утверждены уполномоченными органами не на основании закона о бухучете, а на основании других федеральных законов.
В качестве примера специалисты финансового ведомства приводят кассовые документы (Информация Минфина России № ПЗ 10/2012).
Объясняется это тем, что применение кассовых документов (приходный кассовый ордер 0310001, расходный кассовый ордер 0310002, кассовая книга 0310004, расчетно-платежная ведомость 0301009, платежная ведомость 0301011, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) установлено Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П). От себя добавим, что обязательными к применению остаются и формы расчетных документов (платежное поручение, инкассовое поручение, платежное требование, платежный ордер), которые утверждены Положением о правилах осуществления перевода денежных средств (утверждено Банком России 19.06.2012 № 383-П).
Таким образом, прежде чем приступать к разработке собственной формы первичного документа взамен унифицированной, бухгалтеру нужно проверить, не установлена ли обязательность применения унифицированной формы каким-либо иным, отличным от бухгалтерского, актом законодательства.