А. Орефьева, г. Ставрополь
Подотчетное лицо, которому были выданы из кассы деньги на приобретение услуг, обязано отчитаться по ним. Для этого нужно предъявить в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, авансовый отчет с подтверждающими документами (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, которым определен Порядок ведения кассовых операций).
Для целей налога на прибыль подтверждающие расходы документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). С 1 июля 2014 г. ИП, которые ведут в соответствии с налоговым законодательством учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) могут не оформлять (п. 4.1 Порядка ведения кассовых операций).
Однако это не значит, что такие предприниматели не должны выдавать покупателям документы, подтверждающие оплату. В случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг за наличный расчет или с использованием платежных карт, предприниматель обязан применять ККТ (п. 1 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», далее — Закон о ККТ). Не применять ККТ предприниматель может, если транспортные услуги он оказывает в рамках ЕНВД или ПСН. В этом случае он должен выдать покупателю по его требованию документ (товарный чек, квитанцию или другой документ), подтверждающий прием денежных средств за оказанную услугу, содержащий следующие сведения: наименование документа, порядковый номер, дату его выдачи, ФИО индивидуального предпринимателя, его ИНН, наименование и количество оказанных услуг, сумму оплаты, должность, фамилию и инициалы лица, выдавшего документ, и его личную подпись (п. 2.1 Закона о ККТ).
Таким образом, директор должен приложить к авансовому отчету либо чек ККТ, либо документ, соответствующий требованиям п. 2.1 Закона о ККТ, если предприниматель оказывает эти услуги в рамках ЕНВД или ПСН.
При их отсутствии понесенные затраты не могут считаться документально подтвержденными и, соответственно, учесть их в составе расходов в налоговом учете нельзя.