В действиях организации и работника никаких нарушений действующего законодательства нет. Приведем обоснования.
Обращение банковских карт в РФ регулируется Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденным Банком России 24.12.2004 № 266-П (далее — Положение № 266-П). Согласно этому документу банки вправе выпускать банковские карты юридическим лицам, позволяющие осуществлять с помощью них операции по счету организации, держателями которых могут быть физические лица, уполномоченные организацией (п. 1.5, 1.6 Положения № 266-П). Эти карты в обиходе называются корпоративными. В рассматриваемой ситуации держателем такой карты является работник, на имя которого она выпущена.
С помощью корпоративной карты можно производить операции, перечисленные в п. 2.5 Положения № 266-П, в том числе получать наличные денежные средства для расчетов, связанных с деятельностью компании, оплачивать командировочные и представительские расходы. Следовательно, работник — держатель карты вправе снимать с карты в банкомате наличные денежные средства в пределах и сроках, разрешенных руководителем организации.
Обратите внимание, что снятие наличных через банкомат не является кассовой операцией. В постановлении от 30.01.2013 по делу № А33-15574/2012 Третий арбитражный апелляционный суд разъяснил, что корпоративная карта является инструментом безналичных расчетов и предназначена для совершения ее держателем операций, предусмотренных в п. 2.5 Положения № 266-П, с денежными средствами, находящимися на банковском счете организации. Работник посредством банковской карты распоряжается денежными средствами организации на банковском счете, наличные денежные средства ему организацией не выдаются, то есть отсутствуют операции по приходу (расходу) денежной наличности, которые подлежат отражению в кассовой книге организации.
Итак, поскольку снятие наличных в банкомате по корпоративной карте не затрагивает кассу организации, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, регулирующий порядок выдачи наличных денег работнику под отчет, к данной операции не применяется.
Какого-либо законодательно установленного порядка, регламентирующего выдачу средств под отчет с помощью корпоративной карты и представления отчета по их использованию, нет. Поэтому организация должна разработать такой порядок самостоятельно.
В письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 Минфин России указал, что порядок расчетов с подотчетными лицами с использованием банковских карт нужно закрепить в учетной политике организации. И хотя в этом письме речь идет о перечислении подотчетных сумм на личные банковские карточки работников, данные разъяснения применимы и к выдаче денег под отчет с помощью корпоративных карт.
Приведем пример отражения в бухгалтерском учете расчетов с подотчетным лицом с использованием корпоративной карты.
Пример
Корпоративная карта открыта организацией к специальному счету, на который перечисляются денежные средства, предназначенные для расчетов с подотчетными лицами. Работник — держатель корпоративной карты 12 октября представил в бухгалтерию организации заявление, заверенное директором, согласно которому ему разрешено в период с 12 по 23 октября израсходовать с помощью корпоративной карты денежные средства на приобретение товаров в сумме не более 50 000 руб. По истраченным средствам он должен отчитаться не позднее 27 октября.
Работник по корпоративной карте снял в банкомате денежные средства:
14 октября — 20 000 руб.;
19 октября — 15 000 руб.;
20 октября — 10 000 руб.
На приобретение товаров он израсходовал 44 985 руб.
В бухгалтерском учете будут следующие проводки:
Дебет 55 Кредит 51
— 50 000 руб. — работнику выделены денежные средства для их расходования по корпоративной карте;
Дебет 71 Кредит 55
— 20 000 руб. — выданы денежные средства под отчет (14 октября);
Дебет 71 Кредит 55
— 15 000 руб. — выданы денежные средства под отчет (19 октября);
Дебет 71 Кредит 55
— 10 000 руб. — выданы денежные средства под отчет (20 октября);
Дебет 41 Кредит 71
— 44 985 руб. — работник отчитался по израсходованным средствам на покупку товаров;
Дебет 50 Кредит 71
— 15 руб. — остаток подотчетных сумм возвращен в кассу организации.