Для ответа на вопрос обратимся к положениям Трудового кодекса. Согласно ст. 167 ТК РФ работнику гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Работодатель обязан компенсировать ему затраты по проезду, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Порядок и размеры возмещения определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ).
При оплате расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий обложению НДФЛ, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые затраты на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа (п. 3 ст. 217 НК РФ).
Исходя из вышеперечисленных положений законодательства, Минфин России в письме от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742 пришел к выводу, что суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей. Соответственно, компенсация затрат на аренду автомобиля в командировке не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ. При этом в организации должны иметься оправдательные документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей. Такими документами могут являться договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки и иные документы, подтверждающие оплату услуг по предоставлению автомобиля в аренду.
Отметим, что ранее специалисты финансового ведомства считали иначе. Они указывали, что расходы, связанные с оплатой арендуемого автомобиля для проезда в местах нахождения командируемого работника, не включены в перечень командировочных расходов, содержащийся в п. 3 ст. 217 НК РФ. Поэтому сумма стоимости аренды автомобиля, возмещаемая организацией командируемому работнику на основании приказа по организации, признается доходом в целях налогообложения по НДФЛ (письмо Минфина России от 08.08.2005 № 03-03-04/2/42).
Суды поддерживают позицию Минфина России, изложенную в письме от 29.11.2010 № 03-03-06/1/742. Так, в постановлении от 22.09.2010 по делу № А32-49229/2009 ФАС Северо-Кавказского округа пришел к выводу, что поскольку затраты на аренду автомобиля в командировке были документально подтверждены и правомерно учтены компанией в составе прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией, требования налоговиков о доначислении НДФЛ в связи с получением работниками дохода в натуральной форме в виде аренды для них автомобиля являются ошибочными. Определением ВАС РФ от 17.02.2011 № ВАС-330/11 отказано в передаче дела на пересмотр в Президиум ВАС РФ.
Если же документов, подтверждающих обоснованность использования автомобиля в командировке, нет, компенсация расходов на его аренду под действие п. 3 ст. 217 НК РФ не подпадает и подлежит обложению НДФЛ (постановление ФАС Московского округа от 13.12.2013 № Ф05-15227/2013).
В рассматриваемой ситуации документы, подтверждающие расходы на аренду автомобиля, работником представлены. Также имеются документы о необходимости несения расходов на аренду в целях выполнения служебного задания и согласие работодателя с этими расходами (служебная записка и авансовый отчет, подписанный руководителем организации). Следовательно, возмещение данных расходов командированному работнику является компенсационной выплатой и не облагается НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ.
Теперь разберемся с расходами на оплату бензина. Поскольку документы, подтверждающие факт несения этих расходов, отсутствуют, у компании нет оснований для отражения таких затрат в учете. При этом работодатель не обязан возмещать работнику документально не подтвержденные расходы (п. 24 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). В то же время компания вправе компенсировать работнику за счет собственных средств его расходы и при отсутствии оправдательных документов. Но в этом случае выплаченные суммы, исходя из вышеуказанных разъяснений Минфина России и судебной практики, будут считаться доходом работника и облагаться НДФЛ.