По договору аренды транспортного средства с экипажем сотрудник не только передает свой автомобиль в пользование организации, но и оказывает своими силами услуги по его управлению и технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). Стороны договора аренды вправе разделить сумму арендной платы на составные части и установить размер платы по каждой из них (п. 2 ст. 614 ГК РФ). Таким образом, в договоре аренды авто с экипажем могут быть отдельно выделены сумма платы за аренду автомобиля и сумма оплаты услуг по его управлению. Такой вариант разделения платы по договору аренды транспортного средства поддерживает и Минфин России (письмо от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780).
Налог на прибыль
В целях исчисления налога на прибыль платежи за арендуемое имущество включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией. Это предусмотрено подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ. Следовательно, на основании этой нормы можно учесть в расходах только плату за аренду автомобиля.
Оплата услуг работника по управлению автомобилем производится на основании гражданско-правового договора. В расходы на оплату труда относятся только выплаты по гражданско-правовым договорам лицам, не состоящим в штате организации (п. 21 ст. 255 НК РФ). Что касается штатных работников, то платежи в их пользу включаются в расходы на оплату труда, только если они предусмотрены трудовыми и (или) коллективными договорами (п. 25 ст. 255 НК РФ). По мнению Минфина России, выплаты по договорам гражданско-правового характера, заключенным со штатными работниками, можно учесть как другие расходы, связанные с производством и (или) реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (письма от 21.09.2012 № 03-03-06/1/495, от 19.08.2008 № 03-03-06/2/107, от 27.03.2008 № 03-03-06/3/7, от 22.08.2007 № 03-03-06/4/115).
Для документального подтверждения расходов на аренду автомобиля достаточно договора аренды, акта приема-передачи и документов, подтверждающих оплату арендных платежей. Составлять ежемесячный акт оказания услуг по аренде не требуется (письма Минфина России от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75483, от 13.10.2011 № 03-03-06/4/118, от 06.10.2008 № 03-03-06/1/559). А вот для учета затрат на оплату услуг по управлению автомобилем нужен документ, подтверждающий, что такие услуги были фактически оказаны. Им может быть ежемесячный акт приема-передачи услуг (письмо Минфина России от 01.12.2009 № 03-03-06/1/780).
НДФЛ
В налоговую базу по НДФЛ включаются все доходы физического лица, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме (п. 1 ст. 210 НК РФ). Следовательно, все выплаты работнику по договору аренды будут облагаться НДФЛ.
Российские организации, от которых гражданин получил доход, признаются налоговыми агентами по НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ). Они исчисляют, удерживают и перечисляют налог в бюджет со всех доходов физических лиц (за исключением доходов в виде выигрышей), источником которых они являются (п. 2 ст. 226 НК РФ). Таким образом, с платежей работнику по аренде автомобиля и оплате услуг по управлению им организация должна удержать НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Чиновники подтверждают, что налог с доходов от аренды имущества исчисляет, удерживает и перечисляет в бюджет организация-арендатор (письма Минфина России от 11.07.2017 № 03-04-06/43981, от 21.04.2016 № 03-04-06/23195, от 27.08.2015 № 03-04-05/49369, ФНС России от 24.03.2016 № БС-4-11/5110@).
Страховые взносы
Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц, которые являются застрахованными лицами в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (п. 1 ст. 420 НК РФ). В их число входят выплаты по гражданско-правовым договорам, предметом которых является оказание услуг (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ).
Лица, оказывающие услуги по гражданско-правовому договору, относятся к застрахованным лицам по обязательному пенсионному и медицинскому страхованию (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации», п. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.11.2010 № 326-ФЗ «Об обязательном медицинском страховании в Российской Федерации»). При этом они не названы в числе лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством»). Согласно подп. 2 п. 3 ст. 422 НК РФ в базу для исчисления страховых взносов в части страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством не включаются любые вознаграждения, выплачиваемые физическим лицам по договорам гражданско-правового характера.
Таким образом, на оплату услуг работника по управлению автомобилем нужно начислять страховые взносы только на обязательное пенсионное и медицинское страхование.
Что касается платежей за аренду автомобиля, то они не облагаются взносами на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Согласно этой норме выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, связанных с передачей в пользование имущества, не признаются объектом обложения страховыми взносами. Минфин России это подтверждает (письма от 18.12.2017 № 03-15-06/84407, от 01.11.2017 № 03-15-06/71986).
Исчисление страховых взносов на травматизм регулируется положениями Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». В соответствии с ч. 1 ст. 5 данного закона их нужно начислять на выплаты по гражданско-правовому договору только в том случае, если это прямо предусмотрено условиями договора.