Мнение аудиторов основано на позиции Минфина России и ФНС России. Она заключается в следующем. Если работник для служебных целей использует автомобиль, который управляется им по доверенности, то соответствующая денежная компенсация должна облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Давайте посмотрим, чем же аргументируется такая точка зрения и можно ли с ней поспорить.
НДФЛ
Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ суммы компенсационных выплат, установленных в соответствии с законодательством РФ, не облагаются НДФЛ. Статьей 188 ТК РФ предусмотрена выплата работнику компенсации, если он с согласия и ведома работодателя использует в служебных целях свое личное имущество.
Минфин России считает, что личным следует считать имущество, которое принадлежит работнику на праве собственности. Поэтому не облагается НДФЛ компенсация за использование только того имущества, которое находится в собственности работника.
Если же автомобиль управляется сотрудником по доверенности, компенсация за использование этого авто под действие п. 3 ст. 217 НК РФ не подпадает и подлежит обложению НДФЛ в общеустановленном порядке. Этой позиции финансисты придерживаются давно (письма от 26.09.2017 № 03-04-06/62152, от 08.08.2012 № 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 № 03-04-06/3-42, от 21.09.2011 № 03-04-06/6-228).
Лишь в декабре 2017 г. они изменили свое мнение, указав, что выплаты, производимые организацией за использование автомобиля, принадлежащего работнику на законном основании (в том числе на основании договора аренды) и используемого в интересах работодателя, освобождаются от обложения НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 05.12.2017 № 03-04-06/80616). При этом финансисты сослались на разъяснения Департамента правовой и международной деятельности Минтруда России (не указав при этом их реквизитов), согласно которым расходы, понесенные работником при использовании автотранспорта, не являющегося собственностью работника, но используемого им на законных основаниях, с ведома и в интересах работодателя, подлежат компенсации в соответствии со ст. 188 ТК РФ.
Но затем специалисты финансового ведомства снова вернулись к своей прежней позиции (письма от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170).
Как мы уже сказали, специалисты ФНС России поддерживают позицию Минфина России (письмо от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@).
У судов на этот счет другое мнение. Они считают, что от НДФЛ освобождается компенсация за использование имущества, принадлежащего работнику на любом законном основании (постановления АС Северо-Западного округа от 28.08.2014 по делу № А56-50900/2013, ФАС Уральского округа от 22.04.2014 № Ф09-1388/14).
Таким образом, если компания при выплате компенсации работнику за автомобиль, управляемый им по доверенности, не удержит с этих сумм НДФЛ, свою правоту ей придется доказывать в суде.
Страховые взносы
Расходится позиция чиновников и судов и в вопросе необходимости начисления страховых взносов на сумму компенсации за использование в служебных целях автомобиля работника, управляемого им по доверенности.
Согласно подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не облагаются страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением трудовых обязанностей. И поскольку компенсация по ст. 188 ТК РФ предусмотрена за личное имущество, Минфин России, так же как и в случае с НДФЛ, считает, что страховыми взносами не облагается компенсация только за использование имущества, принадлежащего работнику на праве собственности (письма Минфина России от 12.09.2018 № 03-04-06/65168, № 03-04-06/65170, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 24.11.2017 № 03-04-05/78097).
Аналогичной позиции придерживался и Минтруд России (письма от 13.11.2015 № 17-3/В-542, от 26.02.2014 № 17-3/В-82, от 26.02.2014 № 17-3/В-92) в период, когда исчисление и уплата страховых взносов регулировались Федеральным законом от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ).
Между тем, по мнению судей, переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Поэтому компенсация за использование такого автомобиля в служебных целях не облагается страховыми взносами (Определение Верховного суда РФ от 03.08.2015 № 309-КГ15-8423, постановление ФАС Поволжского округа от 09.10.2012 по делу № А12-2881/2012).
Обратите внимание: несмотря на то что в данных судебных решениях рассматривались споры по страховым взносам, исчисляемым в соответствии с Законом № 212-ФЗ, вывод, сделанный судами, применим и к страховым взносам, исчисляемым по правилам НК РФ.
Однако специалисты ФНС России в письме от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ указали, что передача имущества по доверенности не влечет перехода права собственности к лицу, которому выдана доверенность, и данное имущество не может считаться личным имуществом доверенного лица. И поскольку возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему на праве собственности имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено, то суммы компенсации, выплачиваемые работнику за использование транспортного средства, управляемого им на основании доверенности, облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.
Компенсация расходов работника
Помимо компенсации за использование личного имущества работника в служебных целях, ст. 188 ТК РФ предусмотрено возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
Минфин России неоднократно указывал, что для освобождения выплат, производимых на основании ст. 188 ТК РФ, от НДФЛ и страховых взносов у компании должны быть документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов (письма от 23.01.2018 № 03-04-05/3235, от 14.12.2017 № 03-04-06/83831, от 26.09.2017 № 03-04-06/62152). Но какие именно документы нужно иметь компании, чтобы избежать претензий налоговиков?
В письме от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ специалисты ФНС России разъяснили, что использование личного транспорта в служебных целях может быть оформлено как в рамках трудовых отношений, так и в рамках гражданско-правовых договоров с указанием условий эксплуатации транспортного средства и сумм возмещаемых расходов и вознаграждений физическому лицу. А к документам, подтверждающим произведенные работником расходы, можно отнести: акты выполненных работ (с расшифровкой видов выполненных работ), путевые (маршрутные) листы, авансовые отчеты с приложением чеков автозаправочной станции и другие.
Налоговики также обратили внимание, что суммы возмещения расходов работника облагаются НДФЛ и страховыми взносами в том же порядке, что и выплачиваемая ему компенсация за использование его имущества. Из сказанного налоговиками следует, что, если имущество не принадлежит работнику на праве собственности, возмещение расходов, связанных с использованием этого имущества в служебных целях, облагается НДФЛ и страховыми взносами.