Работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель обязан возмещать расходы на служебные поездки. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут устанавливаться коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (ст. 168.1 ТК РФ). Трудовой кодекс не конкретизирует виды транспорта, которые может использовать разъездной работник, и не содержит запрета на поездки таких работников в такси. Таким образом, компания вправе предусмотреть разъезды работника в такси и обязана возмещать ему расходы на такие поездки.
Согласно разъяснениям, данным ФНС России в информации от 29 сентября 2020 г., размещенной на официальном сайте ведомства, возмещение работникам расходов в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ относится к компенсации затрат, связанных с выполнением трудовых обязанностей. При исчислении налоговой базы по налогу на прибыль такие расходы учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 15.09.2014 № 03‑03‑06/4/46131 и от 01.04.2010 № 03‑03‑06/1/211.
Отметим, что финансисты не против учета затрат на поездки в такси в расходах по налогу на прибыль. В письме от 20.10.2017 № 03‑03‑06/1/68839 они указали, что затраты организации, связанные с перевозкой в служебных целях работников службами такси, могут быть учтены при определении налоговой базы по налогу на прибыль при выполнении требований ст. 252 НК РФ.
Согласно положениям п. 1 ст. 252 НК РФ расходы должны быть экономически обоснованы, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом документально подтвержденными считаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Обоснованность расходов на поездки в такси может подтверждать, например, локальный нормативный акт, которым работникам разрешается использовать такси для поездок в труднодоступные места, с указанием адресов этих мест. А связь с деятельностью, направленной на получение дохода, выражается в том, что такси используется для служебных разъездов.
Перевозка пассажиров в такси регулируется Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 01.10.2020 № 1586 (далее — Правила). Согласно п. 79 Правил перевозка пассажиров и багажа легковым такси осуществляется на основании публичного договора фрахтования, заключаемого фрахтователем непосредственно с водителем легкового такси, действующим от имени и по поручению фрахтовщика или, если водитель является индивидуальным предпринимателем, от собственного имени, или путем принятия к выполнению фрахтовщиком заказа фрахтователя. Фрахтовщик обязан выдать фрахтователю, в том числе в форме электронного документа, кассовый чек или чек, сформированный в соответствии со ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима „Налог на профессиональный доход“», подтверждающий оплату пользования легковым такси (подп. «г» п. 82 Правил). Таким образом, вышеуказанные документы будут документальным подтверждением расходов на такси.
Как уже было указано выше, возмещение разъездным работникам расходов на проезд относится к компенсационным выплатам, установленным законодательством. Поэтому такое возмещение не облагается НДФЛ и страховыми взносами на основании п. 1 ст. 217 и подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. Минфин России это подтверждает (письма от 23.03.2021 № 03‑04‑06/20746, от 24.02.2021 № 03‑04‑06/12696). При этом финансисты отмечают, что в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником должно быть установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер и расходы работника должны быть документально подтверждены. При отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ, страховыми взносами в общеустановленном порядке.