По новым правилам для подписания электронных документов, сдачи отчетности и т.д. работники должны будут иметь электронную подпись, оформленную на себя как на физическое лицо, и электронную доверенность (машиночитаемую доверенность), которую должен оформить директор компании или ИП. В таких случаях бумажная доверенность не понадобится, ее можно не оформлять отдельно.
Еще в 2019 г. появились поправки в Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон № 63-ФЗ), согласно которым работники должны будут получать электронные подписи для физических лиц. Важно, что работник может сам обратиться за получением электронной подписи, то есть ему не нужно указывать, что он работает в конкретной компании и что электронная подпись нужна для работы. Такая подпись называется электронной подписью физического лица (ЭП ФЛ). В ней указывают только фамилию работника, а данные о компании, в которой он работает, не включают.
Помимо электронной подписи работникам и другим уполномоченным лицам компании понадобится электронная доверенность, подписанная квалифицированной электронной подписью руководителя компании (п. 14 ст. 1 Федерального закона от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“»).
Такая доверенность нужна для подтверждения полномочий сотрудника на выполнение определенных действий от имени компании: для подписания электронных документов, сдачи отчетности в госорганы, фонды и т.д.
При этом директор также будет получать электронную подпись по новым правилам, а именно в удостоверяющем центре ФНС России и у ее доверенных лиц (подробнее см. «Электронная подпись: как изменится порядок получения и применения с 1 января 2022 г.», «ЭЖ-Бухгалтер», № 46 (9910), 2021).
Изначально в законе было указано, что работникам и другим уполномоченным лицам понадобится электронная подпись вместе с электронной доверенностью уже с января 2022 г. (ст. 17.2, 17.3, 17.5 Закона № 63-ФЗ).
Однако в конце 2021 г. Президент РФ подписал еще одни поправки — Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации». В нем предусмотрен перенос даты перехода на использование электронных доверенностей на март 2022 г.
То есть с 1 марта 2022 г. для подписания документов электронной подписью сотрудники и другие уполномоченные лица должны будут иметь электронную доверенность, выданную директором.
Электронная доверенность — это машиночитаемая доверенность руководителя организации, которая передает полномочия сотруднику при подписании докуменов. Эта доверенность должна быть подписана квалифицированной электронной подписью директора (ст. 17.2 Закона № 63-ФЗ).
Требования к электронным доверенностям предусмотрены в приказе Минцифры России от 18.08.2021 № 857 «Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи» (далее — Требования). Они будут действовать с 01.03.2022 и до 01.03.2028.
В Требованиях указано, что доверенность должна содержать:
-
наименование документа;
-
сведения о доверителе для физического лица или индивидуального предпринимателя: фамилию, имя, отчество (при наличии), СНИЛС, ИНН, ОГРН индивидуального предпринимателя — для физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем;
-
сведения о доверителе для российского юридического лица: наименование, адрес юридического лица в пределах места нахождения, ИНН, ОГРН, код причины постановки на учет и сведения о лице, действующем от имени юридического лица без доверенности (включая фамилию, имя, отчество (при наличии), СНИЛС);
-
сведения о доверителе для иностранного юридического лица: наименование, адрес юридического лица на территории государства, в котором оно зарегистрировано, а также ИНН (при наличии), регистрационный номер — для иностранной организации (в том числе филиалов, представительств и иных обособленных подразделений иностранной организации) и сведения о лице, действующем от имени иностранного юридического лица без доверенности (включая фамилию, имя, отчество (при наличии));
-
сведения о представителе, включая фамилию, имя, отчество (при наличии), дату рождения, серию и номер документа, удостоверяющего личность (вид, серию, номер, дату выдачи, наименование и код органа, выдавшего документ), СНИЛС и ИНН;
-
дату совершения доверенности (в случае создания метки доверенного времени в момент подписания машиночитаемой доверенности датой совершения доверенности считается дата создания метки доверенного времени);
-
срок действия доверенности (при его наличии);
-
перечень полномочий представителя;
-
идентификатор полномочия из классификатора полномочий, предусмотренного в соответствии с ч. 2 ст. 17.1 Закона № 63-ФЗ;
-
при отсутствии идентификаторов полномочий в классификаторе полномочий, указанном в подп. 9 п. 2 Требований, в машиночитаемой доверенности используется иное описание полномочий в виде текста (в соответствующем текстовом поле) и (или) идентификаторов;
-
идентифицирующие сведения об информационной системе, которая предоставляет техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности, в том числе в силу ее отмены доверителем;
-
номер доверенности;
-
усиленную квалифицированную электронную подпись, которой подписана доверенность;
-
возможность передоверия доверенности.
Оформлять доверенность нужно будет по определенной форме. Это может быть форма, размещенная на сайте оператора государственных и муниципальных информационных систем. А если доверенность выдана финансовой организацией, то должна быть использована форма, размещенная Банком России. Если формы доверенностей не определены и не размещены, применяется форма доверенности, формируемая и размещаемая уполномоченным федеральным органом на Едином портале государственных и муниципальных услуг (ст. 17.5 Закона № 63-ФЗ).
Получить электронную доверенность можно будет в аккредитованных удостоверяющих центрах. Список таких центов размещен на сайте https://digital.gov.ru/ru/.
Еще важный момент — насчет использования старых электронных подписей сотрудников. Если работник или другое уполномоченное лицо компании получили до конца 2021 г. электронную подпись в удостоверяющем центре, который прошел переаккредитацию, то такие подписи будут продолжать работать до истечения срока действия (письмо Минцифры России от 10.08.2021 № ОП-П15-085-33604 «О разъяснении применения положений Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ»).