Автомобиль директора для служебных поездок

На практике возможны следующие способы оформления использования личного автомобиля в служебных целях:

• путем возмещения расходов в порядке, предусмотренном ст. 188 ТК РФ;

• заключения договора аренды автомобиля;

• заключения договора безвозмездного пользования.

Рассмотрим эти способы подробнее.

Возмещение расходов

Статьей 188 ТК РФ установлено, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация, а также возмещаются расходы, связанные с использованием этого имущества. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Поскольку директор является работником компании, с ним может быть заключено соглашение об использовании его авто в служебных целях с выплатой компенсации и возмещением фактических расходов на ГСМ, ремонт и прохождение ТО. Однако для целей налогообложения в расходах можно учесть компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей только в пределах норм, установленных Правительством РФ (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). Согласно постановлению Правительства РФ от 08.02.2002 № 92 в расходах можно учесть компенсацию по легковым автомобилям с объемом двигателя до 2000 куб. см включительно в размере 1200 руб., а с объемом свыше 2000 куб. см — 1500 руб. При этом Минфин России отмечает, что в размерах вышеуказанных компенсаций учтено возмещение затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (износ, ГСМ, ремонт). Поэтому стоимость ГСМ и ремонта, возмещаемая организацией сотрудникам, не может быть повторно включена в состав расходов, то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях (письма от 26.12.2018 № 03-03-06/1/94971, от 23.03.2018 № 03-03-06/1/18366, от 10.04.2017 № 03-03-06/1/21050, от 23.09.2013 № 03-03-06/1/39239).

Таким образом, данный вариант оформления использования автомобиля директора не подходит, поскольку он не позволяет компании учесть расходы на бензин, ремонт и ТО в расходах.

Договор аренды

Гражданский кодекс различает два вида договора аренды транспортных средств — с экипажем и без. Какой именно вид договора аренды должен быть заключен с директором, зависит от того, кто будет управлять автомобилем.

Аренда с экипажем

Если управлять авто будет сам директор, то с ним заключается договор аренды автомобиля с экипажем. По такому договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ). При этом арендодатель обязан поддерживать надлежащее состояние сданного в аренду транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей (ст. 634 ГК РФ). А арендатор, если иное не предусмотрено договором, несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов и на оплату сборов (ст. 636 ГК РФ).

Таким образом, если с директором будет заключен договор аренды авто с экипажем, то компания сможет учесть в расходах по налогу на прибыль только сумму арендной платы (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ) и затраты на бензин (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). А вот учесть расходы на прохождение технического обслуживания и ремонт компания не сможет, поскольку ст. 634 ГК РФ возлагает несение этих расходов на арендодателя и не допускает возможности установления в договоре иного.

Отметим, что вознаграждение по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), относится к объекту обложения страховыми взносами (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Поскольку в рамках договора аренды авто с экипажем директор оказывает услуги по управлению автомобилем, на вознаграждение за эти услуги нужно начислять страховые взносы. Поэтому в договоре целесообразно выделить отдельно стоимость аренды и стоимость услуг по управлению.

Аренда без экипажа

Если управлять автомобилем будет не директор, можно заключить договор аренды авто без экипажа. По такому договору арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации (ст. 642 ГК РФ). При этом арендатор обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта (ст. 644 ГК РФ), а также нести расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ).

Таким образом, при аренде авто без экипажа компания сможет учесть в расходах как арендную плату (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ), так и затраты на бензин, прохождение технического обслуживания и ремонт (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обратите внимание: если компания заключит с директором договор аренды авто без экипажа, но фактически управлять автомобилем будет директор, велик риск того, что налоговики переквалифицируют заключенный договор в договор аренды авто с экипажем. Соответственно, в этом случае у компании возникнут проблемы с учетом расходов на техобслуживание и ремонт. Кроме того, на всю сумму арендной платы придется начислить страховые взносы. Так, в Определении от 30.10.2017 № 308-КГ17-15395 Верховный суд РФ рассмотрел ситуацию, когда компания заключила с директором договор аренды авто без экипажа, однако фактически автомобилем управлял директор. Налоговики посчитали, что имел место договор аренды авто с экипажем, и начислили на всю сумму арендной платы страховые взносы. Суды трех инстанций и Верховный суд поддержали налоговиков. Они отвергли довод компании о том, что под обложение страховыми взносами должна подпадать только плата за услуги управления, а не вся сумма арендной платы, в состав которой также включена плата за предоставление в аренду имущественных прав, поскольку указанное соотношение документально не подтверждено.

Безвозмездное пользование

Компания может заключить с директором договор безвозмездного пользования автомобилем (договор ссуды). По такому договору одна сторона (ссудодатель) передает вещь в безвозмездное временное пользование другой стороне (ссудополучателю), а последняя обязуется вернуть ту же вещь в том состоянии, в каком она ее получила, с учетом нормального износа или в состоянии, обусловленном договором (п. 1 ст. 689 ГК РФ).

Ссудополучатель обязан поддерживать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, и нести все расходы на ее содержание, если иное не предусмотрено договором (ст. 695 ГК РФ). Следовательно, компания, как ссудополучатель, сможет учесть в расходах затраты на бензин, техническое обслуживание и ремонт.

Обратите внимание, что при безвозмездном получении имущества у компании возникает внереализационный доход в виде безвозмездно полученного права пользования имуществом. Он определяется исходя из рыночных цен на аренду идентичного имущества (п. 8 ст. 250 НК РФ, письма Минфина России от 19.04.2021 № 03-03-06/1/29310, от 27.08.2019 № 03-03-07/65526).

Подведем итог. Если управлять автомобилем будет не директор, то лучше заключить договор аренды авто без экипажа. Если же директор будет сам управлять автомобилем, то оптимальным вариантом будет договор безвозмездного пользования.