Вопрос с налогообложением компенсации оплаты проезда на работу и обратно личным транспортом является спорным. Расскажем подробнее.
Налог на прибыль
По общему правилу, установленному п. 26 ст. 270 НК РФ, при налогообложении не учитываются расходы на оплату проезда работников к месту работы и обратно транспортом общего пользования, специальными маршрутами, ведомственным транспортом. Исключение составляют суммы, подлежащие включению в состав расходов на производство и реализацию товаров (работ, услуг) в силу технологических особенностей производства, а также случаи, когда оплата проезда предусмотрена трудовым или коллективным договором.
Расходы, произведенные в пользу работника, предусмотренные трудовым договором и (или) коллективным договором, в целях налога на прибыль относятся к расходам на оплату труда (п. 25 ст. 255 НК РФ).
Учитывая эти положения, Минфин России в своих многочисленных разъяснениях указывает, что если расходы на оплату проезда к месту работы и обратно произведены в силу технологических особенностей производства, а также если такие расходы являются формой оплаты труда, то они могут быть учтены при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. В иных случаях указанные расходы при определении налога на прибыль не учитываются на основании п. 26 ст. 270 НК РФ (письма от 17.01.2023 № 03-03-06/1/2763, от 03.11.2021 № 03-01-10/89249, от 16.02.2021 № 03-03-06/1/10424, от 19.01.2021 № 03-03-06/1/2239, от 24.11.2020 № 03-04-06/102170 и др.).
Определения «технологические особенности производства» Налоговый кодекс не содержит. Из разъяснений, содержащихся в письмах Минфина России от 10.01.2017 № 03-03-06/1/80079 и от 31.08.2012 № 03-03-06/1/449, следует, что расположение работы в месте, куда невозможно добраться общественным транспортом, может рассматриваться как технологические особенности производства. И в такой ситуации расходы на оплату проезда к месту работы и обратно можно учесть при налогообложении прибыли. Однако в этих письмах речь идет об оплате проезда работников по договору с транспортной организацией или их доставке собственным транспортом компании. В отношении оплаты проезда работников личным транспортом Минфин России высказался в письме от 30.03.2023 № 03-03-06/1/27888. Он указал, что в целях налога на прибыль могут быть учтены расходы на оплату проезда к месту работы и обратно, если они понесены в силу технологических особенностей производства и проезд осуществлялся с помощью ведомственного транспорта или если такие расходы являются формой системы оплаты труда.
Из вышеприведенных разъяснений финансистов можно сделать вывод, что у компании не должно быть проблем с учетом в расходах оплаты проезда к месту работы и обратно, только если доставка работников организована транспортом компании или по договору с транспортной организацией. Если же работники добираются до работы личным транспортом, учесть оплату их проезда в расходах нельзя, за исключением случая, когда такая оплата предусмотрена трудовым или коллективным договором и является формой оплаты труда.
На наш взгляд, не все так однозначно. Во-первых, в п. 26 ст. 270 НК РФ личный транспорт не упоминается. А значит, прямого запрета на учет расходов по оплате проезда именно этим видом транспорта в данной норме нет. Во-вторых, в целях налога на прибыль в расходах могут быть учтены любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Если работники не могут добраться до рабочего места из-за того, что общественный транспорт туда не ходит, затраты на их доставку до места работы связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Ведь без присутствия работников на рабочем месте компания не сможет осуществлять производственную деятельность и получать прибыль. И то, каким образом компания организует доставку работников, значения не имеет. Это подтверждается выводами, сделанными ФАС Северо-Западного округа в постановлении от 10.12.2013 по делу № А13-6206/2012. Суд рассмотрел ситуацию, когда компания в связи с отдаленностью места работы от остановок общественного транспорта предоставляла работникам для поездок на работу и обратно такси. Он признал обоснованным учет затрат на оплату такси транспортной организации в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. При этом суд указал, что данные затраты имеют непосредственное отношение к производственной деятельности компании. Доставка работников к месту работы и обратно на такси обусловлена технологическими особенностями производства, что подтверждается удаленностью предприятия от жилого массива и остановок транспорта общего пользования.
Страховые взносы
Объектом обложения страховыми вносами признаются, в частности, выплаты в рамках трудовых отношений (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Трудовыми считаются отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции в интересах, под управлением и контролем работодателя (ст. 15 ТК РФ). Трудовые отношения возникают на основании трудового договора (ст. 16 ТК РФ). По трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции и обеспечить необходимые условия труда (ст. 56 ТК РФ). Таким образом, обеспечение работодателем доставки работников на работу и обратно в случае, когда они не могут самостоятельно добраться до места работы, является исполнением работодателем своей обязанности, предусмотренной трудовым договором. А значит, в описанной в вопросе ситуации компенсация расходов по проезду работников к месту работы и обратно является выплатой в рамках трудовых отношений. И поскольку в перечне выплат, не облагаемых страховыми взносами, такая компенсация не названа, она подлежит обложению страховыми взносами. Минфин России это подтверждает (письма от 30.03.2023 № 03-03-06/1/27888, от 03.11.2021 № 03-01-10/89249).
Выводы
Итак, в любом случае сумму компенсации нужно облагать страховыми взносами. При этом, если компенсация не является формой оплаты труда, у компании, скорее всего, возникнут трудности с ее учетом в целях налога на прибыль и свою правоту ей придется отстаивать в суде.
Поэтому, если компания все же хочет компенсировать работникам их проезд на работу и обратно личным транспортом и учитывать эту компенсацию в расходах, лучше предусмотреть ее выплату в трудовом или коллективном договоре. Тогда она сможет без проблем учесть компенсацию в расходах на оплату труда.
Если же компания хочет учитывать расходы на доставку работников до места работы и обратно и не начислять на суммы оплаты такой доставки страховые взносы, ей нужно организовать доставку таким образом, чтобы не было выплат работникам, а суммы оплаты за доставку перечислялись транспортным организациям. Тогда объекта обложения страховыми взносами не будет, поскольку нет выплат. Минфин России это подтверждает (письмо от 22.12.2022 № 03-04-07/125960).