Чтобы ответить на поставленные вопросы, сначала разберемся, какие требования предъявляются законодательством к первичным документам и обязан ли главный бухгалтер их подписывать.
Нужна ли подпись главного бухгалтера в ТОРГ-12
Первичным документом считается документ, которым оформляется каждый факт хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Фактом хозяйственной жизни признаются сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона № 402-ФЗ).
Обязательные реквизиты первичного документа перечислены в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. К ним относятся:
-
наименование документа;
-
дата составления документа;
-
наименование экономического субъекта, составившего документ;
-
содержание факта хозяйственной жизни;
-
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
-
наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
-
подписи вышеуказанных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Подпись главного бухгалтера среди обязательных реквизитов первичного документа не названа. Не значилась она и в перечне обязательных реквизитов первичных документов, установленном ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 129-ФЗ), который утратил силу с 1 января 2013 г. Однако в этом законе было условие, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (ч. 3 ст. 7 Закона № 129-ФЗ). Именно поэтому в унифицированную форму товарной накладной ТОРГ-12, утвержденную постановлением Госкомстата России от 25.12.98 № 132, была включена подпись главного бухгалтера. То есть главный бухгалтер подписывал данный первичный документ в силу требований действовавшего на тот момент законодательства и специальными полномочиями для этого наделять его было не нужно.
В действующем сейчас Законе № 402-ФЗ положения о том, что без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению, нет. Кроме того, сейчас компании не обязаны применять формы первичных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, как это требовал Закон № 129-ФЗ. Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ формы первичных документов определяет руководитель экономического субъекта. При этом, как указано в Информации Минфина России № ПЗ-10/2012, каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ, в число которых, как мы уже выяснили, подпись главного бухгалтера не входит.
Таким образом, в настоящее время подпись главного бухгалтера в товарной накладной не является обязательной. И даже если компания продолжает применять унифицированную форму товарной накладной ТОРГ-12, отсутствие в ней подписи главного бухгалтера никак не влияет на действительность этой накладной.
Полномочия на подписание первичных документов
Пунктом 16 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» определено, что перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта. При этом условие о согласовании данного перечня с главным бухгалтером, как это указано в п. 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, ФСБУ 27/2021 не содержит. Минфин России в Информации № ПЗ-10/2012 указал, что Положение по ведению бухучета применяется в части, не противоречащей Закону № 402-ФЗ, и исходя из ч. 1 ст. 7 и ст. 9 Закона № 402-ФЗ руководителем экономического субъекта определяется состав первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни экономического субъекта, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
Таким образом, в настоящее время список лиц, имеющих право подписи первичных документов, определяет исключительно руководитель компании по своему усмотрению. И поскольку, как мы уже выяснили, главный бухгалтер в силу закона в число таких лиц не входит, именно руководитель определяет, наделять правом подписи первичных документов главного бухгалтера или нет. Соответственно, чтобы главный бухгалтер мог подписывать первичные документы, руководитель должен включить его в список лиц, имеющих право подписания первичных документов.
Представление информации о полномочиях контрагенту
Среди обязательных реквизитов первичных документов отсутствует информация о полномочиях лиц, подписавших первичный документ. Нет строк для указания такой информации и в унифицированной форме ТОРГ-12. Ни бухгалтерское, ни налоговое законодательство не содержат положений, обязывающих контрагентов проверять подлинность подписей в поступающих к ним первичных документах. Более того, в п. 3 ст. 54.1 НК РФ прямо указано, что подписание первичных учетных документов неустановленным или неуполномоченным лицом не может рассматриваться в качестве самостоятельного основания для признания уменьшения налогоплательщиком налоговой базы и (или) суммы подлежащего уплате налога неправомерным.
Это подтверждается судебной практикой. Так, в постановлении АС Центрального округа от 24.08.2016 № Ф10-2890/2016 по делу № А08-6153/2015 указано, что обязанность налогоплательщика проверять своих контрагентов на предмет нахождения по месту регистрации, движение по расчетным счетам, выполнения ими обязательств перед бюджетом, подлинности наложенных подписей и печатей в первичных учетных документах действующим законодательством не предусмотрена. Общество при заключении договоров поставки проявило должную степень осмотрительности, получив от спорных контрагентов учредительные документы, свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, а также приказы о назначении исполнительных органов. Правовой подход, использованный в данном постановлении, широко применяется судами (например, решения АС Ростовской области от 09.10.2023 по делу № А53-35977/2022, АС г. Москвы от 13.08.2021 по делу № А40-38476/21-84-26).
Таким образом, контрагенту для принятия товаров к бухгалтерскому и налоговому учету не нужны документы, подтверждающие полномочия лиц, подписавших первичные документы (в частности, товарную накладную), а тем более, полномочия главного бухгалтера, поскольку, как мы уже выяснили, его подпись в первичном документе не является обязательной. И он не вправе требовать их представления.