Направление работникам расчетных листков по электронной почте является нарушением, независимо от того, ведет компания электронный документооборот или нет. За это ей грозит административная ответственность. Исключение составляют дистанционные работники. Расскажем подробнее.
Какие требования предъявляются к расчетным листкам
Статьей 136 ТК РФ предусмотрено, что при выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
-
о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период;
-
о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение работодателем установленного срока, соответственно, выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
-
о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
-
об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листка утверждается работодателем.
Таким образом, расчетный листок, содержащий информацию, предусмотренную ст. 136 ТК РФ, должен быть составлен в письменной форме. А вот то, каким образом эта информация должна доводиться до работника, ст. 136 ТК РФ не устанавливает.
Как извещать работника
В письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 Минтруд России указывал, что Трудовой кодекс не регламентирует порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок). Поэтому если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ. А в письме от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297 Государственная инспекция труда в г. Москве разъясняла, что не будет являться нарушением и рассылка расчетных листков посредством мессенджеров, при условии, что такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте и работник письменно сообщил номер телефона, на который должна осуществляться отправка.
Однако с момента вступления в силу положений Трудового кодекса об электронном кадровом документообороте (ст. 22.1—22.3 ТК РФ) эти разъяснения чиновников утратили свою актуальность.
В письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 Минтруд России указал, что предусмотренное ст. 136 ТК РФ право работника на извещение о составных частях заработной платы относится к числу условий, установленных законодательством. Это условие не может быть ухудшено ни по соглашению сторон, ни на основании коллективного договора. Порядок извещения о составных частях заработной платы устанавливается локальным нормативным актом работодателя. При этом извещение работника о составных частях заработной платы в электронном виде не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, за исключением случаев, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со ст. 22.1—22.3 НК РФ.
Таким образом, на текущий момент извещать работников о составных частях заработной платы в электронном виде можно только в рамках электронного кадрового документооборота.
Электронная почта и электронный кадровый документооборот
Об использовании электронной почты в рамках электронного документооборота Минтруд России дал разъяснения в письме от 24.11.2023 № 14-6/ООГ-7353. Специалисты трудового ведомства указали, что ведение документов в электронном виде осуществляется работодателями, внедрившими электронный документооборот в сфере трудовых отношений, в соответствии со ст. 22.1—22.3 ТК РФ. Электронный кадровый документооборот осуществляется посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» и (или) информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений. Возможность направления электронных документов посредством электронной почты, мессенджеров Трудовым кодексом не допускается.
Из вышеприведенных разъяснений Минтруда России следует, что направление расчетных листков работникам по электронной почте не соответствует требованиям трудового законодательства. Роструд это подтверждает. В ответе на вопрос от 16.09.2024 № 206112 на сайте «Онлайнинспекция.рф» о том, возможно ли, по заявлению работников, направлять им расчетные листки на указанный ими адрес электронной почты, специалисты службы по труду и занятости указали, что извещение работника о составных частях заработной платы посредством электронной почты не будет соответствовать требованиям трудового законодательства, в том числе в случае, когда в организации ведется электронный документооборот в соответствии со ст. 22.1—22.3 ТК РФ. Электронный документооборот не предполагает обмен документами посредством электронной почты.
Дистанционные работники
Статьей 312.1 ТК РФ предусмотрено, что на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно действие трудового законодательства распространяется с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ. При этом работодатель вправе (но не обязан) принять решение о распространении на взаимодействие с дистанционными работниками правил осуществления электронного документооборота в соответствии с положениями ст. 22.1—22.3 НК РФ. Следовательно, даже если работодатель ведет электронный документооборот, он вправе не распространять его на взаимодействие с дистанционными работниками и производить обмен документами с ними в специальном порядке, предусмотренном главой 49.1 ТК РФ.
Особенности порядка взаимодействия дистанционного работника и работодателя установлены ст. 312.3 ТК РФ. Согласно этой норме, взаимодействие дистанционного работника и работодателя в случаях, не связанных с заключением, изменением и расторжением трудового договора, дополнительных соглашений к нему, а также с заключением договоров о материальной ответственности и ученических договоров, может производиться в форме, предусмотренной коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору и позволяющей обеспечить фиксацию факта получения работником и (или) работодателем документов в электронном виде.
Из положений ст. 312.1 и 312.3 ТК РФ следует, что работодатель, который не распространил действие кадрового электронного документооборота на дистанционных работников, вправе направлять им расчетные листки по электронной почте, если такой порядок предусмотрен коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к трудовому договору. Роструд это подтверждает. В ответе на вопрос от 27.07.2023 № 184315 на сайте «Онлайнинспекция.рф» специалисты службы по труду и занятости указали, что работодатель может направлять дистанционному работнику расчетный листок по электронной почте.
Вывод
Итак, направлять расчетные листки по электронной почте можно только дистанционным работникам. А вот извещать таким способом других работников нельзя. Это будет нарушением трудового законодательства. И компания может быть привлечена к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Согласно этой норме, нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
Иным работникам (не дистанционным) выдавать расчетные листки нужно на бумажном носителе или в электронном виде в рамках электронного кадрового документооборота посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России» и (или) информационной системы работодателя.