В последнее время в крупных городах достаточно популярной услугой является краткосрочная аренда автомобиля с поминутной тарификацией (каршеринг). Такой арендой может воспользоваться и работник, направленный в командировку. О том, как учитывается компенсация командированному работнику его расходов на услуги каршеринга в целях налога на прибыль и НДФЛ, УФНС России по г. Москве рассказала в письме от 28.01.2019 № 13-11/011687@.
Налог на прибыль
При направлении работников в командировки работодатель возмещает им расходы по проезду, по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работниками с разрешения работодателя (ст. 168 ТК РФ).
Перечень командировочных расходов, принимаемых к учету при определении налоговой базы по налогу на прибыль, установлен в подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ и является открытым. Как и любые другие расходы, признаваемые при исчислении налога на прибыль, затраты на командировки должны быть документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не определяет виды первичных документов, подтверждающих понесенные налогоплательщиком расходы, а также порядок их оформления, но требует их соответствия законодательству РФ.
Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах с приложением документов, подтверждающих расходы, связанные с командировкой. Исходя из этого, московские налоговики пришли к выводу, что документальным подтверждением командировочных расходов в целях налога на прибыль в виде услуг каршеринга может являться авансовый отчет работника с приложением к нему надлежащим образом оформленных оправдательных документов, подтверждающих осуществленные расходы, наличие заключенного договора аренды транспортного средства, а также документов, подтверждающих факт использования арендованного автомобиля в целях исполнения служебного поручения в период нахождения в командировке.
Итак, налоговики не возражают против учета в расходах по налогу на прибыль затрат командированного сотрудника на услуги каршеринга при наличии соответствующего документального подтверждения. Но какими документами можно подтвердить осуществленные расходы (оплату) и факт использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке?
При оказании услуг каршеринга взаимодействие с клиентом осуществляется посредством мобильного приложения. За оказанные услуги средства автоматически списываются с банковской карты, привязанной к личному кабинету мобильного приложения. При этом в соответствии с требованиями п. 5 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации» клиенту на электронный адрес направляется кассовый чек. Таким образом, распечатка этого чека, на наш взгляд, будет являться документом, подтверждающим понесенные расходы.
Косвенно это подтверждается письмами Минфина России от 02.03.2017 № 03-03-07/11901, от 10.06.2016 № 03-03-06/1/34183, в которых финансисты признали возможным подтверждение расходов командированного работника на такси кассовым чеком, выданным водителем по окончании поездки.
Что касается подтверждения факта использования арендованного автомобиля для служебных нужд в период нахождения в командировке, таким документом, по нашему мнению, может быть отчет командированного сотрудника, в котором им указаны маршруты поездок на арендованном автомобиле. Ведь согласно п. 1 ст. 252 НК РФ затраты можно обосновать документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
НДФЛ
Пунктом 3 ст. 217 НК РФ преду-смотрено, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат, связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов). При этом в случае оплаты работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.
Московские налоговики указали, что Трудовой кодекс и ст. 217 НК РФ не содержат ограничений в отношении видов средств транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно. В связи с этим суммы оплаты организацией аренды автомобиля для проезда работников при нахождении их в командировке до места назначения и обратно, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей, и согласно п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ. При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля в этих целях, а также документы, подтверждающие оплату аренды автомобиля. В иных случаях данные расходы подлежат обложению НДФЛ в общеустановленном порядке.
Отметим, что Минфин России придерживается аналогичной позиции в отношении обложения НДФЛ сумм возмещения работнику его расходов на оплату такси в командировке (письма от 28.06.2016 № 03-04-06/37671, от 27.06.2012 № 03-04-06/6-180).