Компании обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н, далее — Положение). Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств (п. 1.3 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.95 № 49, далее — Методические указания). Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете (п. 5.5 Методических указаний).
В Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2012 г. Минфин России разъяснил, что годовую инвентаризацию следует проводить по состоянию на 31 декабря. Таким образом, проводки, отражающие результаты инвентаризации, должны быть датированы 31 декабря 2021 г.
Для учета недостач и потерь от порчи ценностей используется счет 94. Согласно Инструкции к плану счетов, фактическая себестоимость испорченных товарно-материальных ценностей отражается по дебету счета 94 и кредиту счета учета этих товарно-материальных ценностей. Соответственно, по испорченным товарам делается проводка:
Дебет 94 Кредит 41
— списана фактическая себестоимость испорченных товаров.
Далее, сумма потерь в пределах норм естественной убыли списывается на счет учета расходов на продажу:
Дебет 44 Кредит 94
— списаны испорченные товары в пределах норм естественной убыли.
Потери сверх норм естественной убыли списываются на счет 91 «Прочие доходы и расходы»:
Дебет 91-2 Кредит 94
— потери сверх норм естественной убыли учтены в прочих расходах.
Если обнаружены виновники порчи товаров, потери сверх норм естественной убыли подлежат возмещению виновником. Это отражается проводками:
Дебет 73-2 Кредит 91-1
— учтена сумма, подлежащая возмещению виновным лицом;
Дебет 70 (51, 50) Кредит 73-2
— ущерб возмещен виновным лицом.
Теперь перейдем к выявленным неучтенным материалам. Согласно подп. «а» п. 28 Положения, выявленный при инвентаризации излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации. Рыночная стоимость определяется организацией на основе действующих на дату их принятия к бухгалтерскому учету цен на данный или аналогичный вид активов. Данные о ценах, действующих на дату принятия к бухгалтерскому учету, должны быть подтверждены документально или путем проведения экспертизы (п. 10.3 ПБУ 9/99 «Доходы организации»).
Таким образом, оприходование выявленных при инвентаризации неучтенных материалов отражается проводкой:
Дебет 10 Кредит 91-1
— оприходованы выявленные при инвентаризации неучтенные материалы.